tailieunhanh - Bài giảng Quản trị thời gian: Chương 2 - ĐH Thương Mại

Bài giảng Quản trị thời gian: Chương 2 Lập kế hoạch thời gian cung cấp cho người học các kiến thức: Kỹ năng tạo nhật ký công tác; Kỹ năng xây dựng lịch trình làm việc; Kỹ năng lập danh sách công việc hàng ngày; Kỹ năng sử dụng công cụ tin học hỗ trợ lập kế hoạch thời gian. Mời các bạn cùng tham khảo! | CHƢƠNG 2 LẬP KẾ HOẠCH THỜI GIAN STT Nội dung công việc Tỷ lệ thời gian 1 Cv liên quan đến lập kế hoạch 10 2 Báo cáo và kiểm tra 8 3 Họp với người cộng tác 10 4 Làm việc với thư ký 2 5 Điện thoại 20 6 Tiếp khách 20 7 Đọc các công văn và báo cáo 10 8 Đi xuống đơn vị trực thuộc 10 9 Ký giấy tờ trong ngày 10 Yêu cầu Anh chị đánh giá như thế nào về vấn nạn của ông Hùng. Anh chị hãy đưa ra lời khuyên để giúp ông Hùng giải quyết vấn nạn này. NỘI DUNG Kỹ năng tạo nhật ký công tác Kỹ năng xây dựng lịch trình làm việc Kỹ năng lập danh sách công việc hàng ngày Kỹ năng sử dụng công cụ tin học hỗ trợ lập kế hoạch thời gian CÔNG CỤ LẬP CHƯƠNG TRÌNH LÀM VIỆC Các công cụ được sử dụng để ghi lại một cách chính xác rõ ràng những sự kiện sắp diễn ra những cuộc hẹn và những nhiệm vụ cần thực hiện. Một số công cụ Lịch công tác hàng ngày Time schedule Sổ tay nhật ký Diary Day book Lịch để bàn Daily calendar Thiết bị điện tử trợ giúp hoạch định thời gian Electronic organizer Lịch công tác hàng ngày Giám đốc Thƣ ký 8h00-8h15 Xây dựng kế hoạch ngày 8h15-8h45 Cuộc họp với nhân viên 8h45-10h15 Xây dựng báo cáo Mở thư và soạn thảo thư trả lời 10h15-11h15 Thông tin điện thoại 11h15-trưa Cuộc gặp không chính Công việc VP thức Trưa-13h00 Ăn trưa 13h00-14h00 Thư tín 14h00-15h00 Thông tin điện thoại 15h00-16h30 Các cuộc hen Công việc VP 16h30-17h00 Đánh giá CV trong ngày Kỹ năng lập sổ tay nhật ký Diary Day book Là phương pháp truyền thống Có kích cơ nhỏ có thể mang theo người mọi lúc mọi nơi. Được sử dụng để để ghi lại những suy nghĩ hoặc thông tin quan trọng những sáng kiến bất ngờ Thời gian xác định ít nhất là 3 ngày và tốt hơn cả là cho 1 tuần Ghi lại mọi hoạt động khi viết nhật ký kể cả những việc nhỏ nhất. Lập sổ tay sổ tay nhật ký Chuẩn bị cuốn sổ có kích thước nhỏ Luôn cài sẵn bút viết trong sổ nhật ký để có thể ghi lại ngay những thông tin cần thiết khi cần Sử dụng bút màu để đánh dấu cộng việc có mức độ quan trọng khác nhau. Nên lưu lại sổ nhật ký cũ để phục vụ tra cứu sau này Ví dụ .