Đang chuẩn bị liên kết để tải về tài liệu:
Nghiệp Vụ Văn Thư Lưu Trữ (NXB Văn Hóa Thông Tin 2012) - Hoàng Lê Minh, 85 Trang

.Chương I.NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯI. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư1. Khái niệm.Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ. “Văn” có.nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Theo quan niệm của các triều đại.phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm những công việc có.liên quan đến văn tự, thư tịchNgày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ.chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện.giao tiếp chính thức với nhau. Làm các công việc như soạn thảo văn bản,.quản lý văn bản tức là làm công tác văn thư. Như vậy có thể định nghĩa.công tác văn thư như sau:.Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản.phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các.cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức.Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới đây gọi chung là.các cơ quan, tổ chức)Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết.các cơ quan, đơn vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ.quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ.quan và trong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động.của bộ máy nhà nước2. Nội dung.Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản:.- Thảo văn bản- Duyệt văn bản- Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản- Ký văn bản2.2. Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt.động của các cơ quan, tổ chức- Quản lý văn bản đi- Quản lý và giải quyết văn bản đến- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan2.3. Quản lý và sử dụng con dấu- Các loại con dấu- Bảo quản con dấu- Sử dụng con dấu3. Yêu cầu công tác văn thư.Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở.các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:.3.1. Nhanh chóng.Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc.xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng.văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải.quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ.làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự.việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và.thời gian của cơ quan3.2. Chính xác.- Chính xác về nội dung của văn bản:.+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải.phù hợp với Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan.nhà nước cấp trên+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù.hợp thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật .+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng- Chính xác về thể thức văn bản:.+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy.định: Quốc hiệu; Tác giả; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng.năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; Thể thức đề ký,.chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thông tin nêu.trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành- Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:.+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả.các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao.văn bản+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với.các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư3.3. Bí mật.Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề.thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng.văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán.bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm.yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Uỷ.ban Thường vụ Quốc hội3.4. Hiện đại.Việc thực hiện những nội dung cụ