tailieunhanh - Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 4 - ThS. Nguyễn Văn Báu

Chương 4 của bài giảng Quản trị hành chính văn phòng hướng dẫn người học các quy trình tổ chức cuộc họp trong quản trị hành chính văn phòng . Nội dung chính trong chương này gồm có: Công việc chuẩn bị, diễn biến cuộc họp, công việc sau cuộc họp. . | Chương 4 TỔ CHỨC CUỘC HOP I. Công việc chuẩn bị 1. Mục đích của các cuộc họp Họp để trao đổi thông tin + Cung cấp thông tin + Thu thập thông tin + Trao đổi thông tin - Họp để kiểm soát công việc + Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu + Xác định những nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động đó + Đặt ra các chỉ tiêu cho tất cả các công việc có liên quan Nguyên tắc tổ chức cuộc họp - Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công. - Họp chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. - Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, đê cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm của cá nhân trong việc phân công và xử lý công việc. - Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp các loại họp trong việc tổ chức họp một cách hợp lý. Không nên tổ chức một cuộc họp nếu: Không có . | Chương 4 TỔ CHỨC CUỘC HOP I. Công việc chuẩn bị 1. Mục đích của các cuộc họp Họp để trao đổi thông tin + Cung cấp thông tin + Thu thập thông tin + Trao đổi thông tin - Họp để kiểm soát công việc + Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu + Xác định những nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động đó + Đặt ra các chỉ tiêu cho tất cả các công việc có liên quan Nguyên tắc tổ chức cuộc họp - Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công. - Họp chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. - Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, đê cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm của cá nhân trong việc phân công và xử lý công việc. - Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp các loại họp trong việc tổ chức họp một cách hợp lý. Không nên tổ chức một cuộc họp nếu: Không có mục đích rõ ràng Không cần ý kiến tập thể Có thể làm cách khác tốt hơn Chỉ vì đến định kỳ phải họp Vắng những nhân vật chính Chi phí cho cuộc họp cao hơn lợi ích mang lại Không họp cũng chẳng hại gì? 2. Việc chuẩn bị của người tổ chức . Lập kế hoạch cuộc họp * Xác định mục tiêu yêu cầu cuộc họp Khi tổ chức cuộc họp, cần xác định Tại sao phải tổ chức cuộc họp này? Cuộc họp này có ý nghĩa ntn đối với cquan? Nếu không tổ chức có ảnh hưởng gì tới hoạt động chung? => xác định mục tiêu rõ ràng sẽ không có hiện tượng các cuộc họp vô nghĩa hoặc không * Xác định nội dung công việc - Nội dung công cuộc họp này là gì? Hãy chỉ ra các bước đê thực hiện công việc được giao. + Bước 1: Tìm hiểu những thông tin liên quan đến nội dung công việc. + Bước 2: Liệt kê những công việc phải làm theo thứ tự ( quan trọng hoặc thời gian) + Bước 3: Dự kiến thời gian, địa điểm, nhân sự và kinh phí cho hoạt động đó. + Bước 4: Chọn phương pháp thực hiện với từng công việc. BT *Xác định cuộc họp tổ chức ở đâu, khi