tailieunhanh - Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN

Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN hướng dẫn về việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ. Văn bản này hướng dẫn việc xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) lưu trữ bao gồm: CSDL cơ quan lưu trữ; CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ; CSDL hồ sơ; CSDL văn bản (thông tin cấp 2); CSDL toàn văn văn bản (thông tin cấp 1) được áp dụng đối với tài liệu lưu trữ nền giấy tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan. | BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Số 169 HD-VTLTNN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội ngày 10 tháng 3 năm 2010 HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU LƯU TRỮ Căn cứ Quyết định số 89 2009 QĐ-TTg ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Căn cứ Nghị định số 111 2004 NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ như sau I. HƯỚNG DẪN CHUNG 1. Phạm vị đối tượng áp dụng Văn bản này hướng dẫn việc xây dựng cơ sở dữ liệu CSDL lưu trữ bao gồm CSDL cơ quan lưu trữ CSDL phông công trình sưu tập lưu trữ CSDL hồ sơ CSDL văn bản thông tin cấp 2 CSDL toàn văn văn bản thông tin cấp 1 được áp dụng đối với tài liệu lưu trữ nền giấy tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan. 2. Mục đích Thống nhất việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ nhằm tăng cường hiệu quả công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 3. Yêu cầu a về nghiệp vụ hướng dẫn trình tự xây dựng CSDL các yếu tố thông tin đầu vào đầu ra và mô tả thông tin đầu vào của các CSDL lưu trữ. b Về công nghệ đáp ứng tiêu chuẩn về truy cập thông tin nhằm bảo đảm việc trao đổi thông tin một cách an toàn và thuận tiện giữa các cơ quan lưu trữ. II. HƯỚNG DẪN CỤ THỂ Bước 1. Xác định các CSDL lưu trữ thông tin và tiêu chuẩn thông tin đầu vào của CSDL lưu trữ 1. Xác định CSDL lưu trữ cần xây dựng Cơ quan Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan căn cứ vào tính chất của cơ quan lưu trữ Lưu trữ cơ quan hay Lưu trữ lịch sử tình hình thực tế và yêu cầu quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ để xác định các CSDL lưu trữ cần xây dựng. Các CSDL lưu trữ cần được xây dựng là CSDL cơ quan lưu trữ CSDL phông công trình sưu tập lưu trữ CSDL hồ sơ CSDL văn bản thông tin cấp 2 hoặc CSDL toàn văn văn bản thông tin cấp 1 . 2. Thông tin đầu vào của CSDL lưu trữ . Thông tin đầu vào