tailieunhanh - Bài giảng Microsoft Word 2003 - Bài 09: Sử dụng chức năng Mail Merge (Trộn thư)

Mail Merge là chức năng lắp ghép nội dung từ hai tập tin văn bản, gồm một văn bản mẫu và một danh sách dưới dạng một bảng (Table) hay là CSDL (Data Base), nhằm tạo ra một văn bản thứ ba, hoặc chỉ pha trộn tới đầu in ngay tới đó mà không tạo thành văn bản nào khác. Bài 09 sau đây sẽ hướng dẫn bạn đọc sử dụng chức năng Mail Merge trên. | I. GIỚI THIỆU: Mail Merge là chức năng lắp ghép nội dung từ hai tập tin văn bản, gồm một văn bản mẫu gọi là văn bản chính (Main Document) và một danh sách dưới dạng một bảng (Table) hay là CSDL (Data Base), nhằm tạo ra một văn bản thứ ba,hoặc chỉ pha trộn tới đâu in ngay tới đó mà không tạo thành văn bản nào khác. Trong một số môi trường Mail Merge tỏ ra hết sức thuận lợi khi phải thực hiện các văn bản giao dịch cùng lúc với rất nhiều đối tượng như: Một công ty kinh doanh giao dịch nhiều khách hàng Một trường học tiếp xúc với nhiều học viên Thư mời dự họp hội nghị . . . . . SỬ DỤNG CHỨC NĂNG MAIL MERGE ( TRỘN THƯ ) BÀI 9 : SỬ DỤNG CHỨC NĂNG MAIL MERGE ( TRỘN THƯ ) BÀI 9 : II. Các bước thực hiện : B1: Mở một trang mới : Chọn File / New hoặc bấm chọn biểu tượng New trên thanh công cụ hoặc nhấn Ctrl + N. Sử dụng chức năng tạo bảng biểu (Table) tạo tập tin cơ sở dữ liệu (CSDL) .Ta có thể tạo tập tin trên Excel. Ví Dụ: Tạo tập tin có nội dung sau: SBD HOTEN Ngaysinh Noisinh Diachi Nganh . | I. GIỚI THIỆU: Mail Merge là chức năng lắp ghép nội dung từ hai tập tin văn bản, gồm một văn bản mẫu gọi là văn bản chính (Main Document) và một danh sách dưới dạng một bảng (Table) hay là CSDL (Data Base), nhằm tạo ra một văn bản thứ ba,hoặc chỉ pha trộn tới đâu in ngay tới đó mà không tạo thành văn bản nào khác. Trong một số môi trường Mail Merge tỏ ra hết sức thuận lợi khi phải thực hiện các văn bản giao dịch cùng lúc với rất nhiều đối tượng như: Một công ty kinh doanh giao dịch nhiều khách hàng Một trường học tiếp xúc với nhiều học viên Thư mời dự họp hội nghị . . . . . SỬ DỤNG CHỨC NĂNG MAIL MERGE ( TRỘN THƯ ) BÀI 9 : SỬ DỤNG CHỨC NĂNG MAIL MERGE ( TRỘN THƯ ) BÀI 9 : II. Các bước thực hiện : B1: Mở một trang mới : Chọn File / New hoặc bấm chọn biểu tượng New trên thanh công cụ hoặc nhấn Ctrl + N. Sử dụng chức năng tạo bảng biểu (Table) tạo tập tin cơ sở dữ liệu (CSDL) .Ta có thể tạo tập tin trên Excel. Ví Dụ: Tạo tập tin có nội dung sau: SBD HOTEN Ngaysinh Noisinh Diachi Nganh 015 Traàn Ñình Tuaán 03/05/1982 DaêkLaêk 123 Nguyeãn Bính Vaên 016 Leâ Minh Thuøy 15/02/1986 Thaùi Bình 56 XVNT Toaùn 017 Nguyeãn Thò Ngoïc 20/12/1981 Thanh Hoùa 55 Ma Cao Lyù 018 Buøi Thò Phöôïng 02/03/1986 Bình Ñònh 568 Ñoäc Laäp Hoùa 019 Leâ Vuõ Anh 01/09/1988 Ñaø Naüng 25 Quang Trung Vaên 020 Chu Du 12/11/1977 89 Leâ Duaån Toaùn 021 Leâ Thuïy Ñan 27/08/1978 Haø Noäi 147 Traàn Phuù Lyùù -Sau khi nhập xong dữ liệu, bạn lưu trữ vào một thư mục riêng và dặt tên là -Vào menu File / Close để đóng cửa sổ sạon thảo văn bản SỬ DỤNG CHỨC NĂNG MAIL MERGE ( TRỘN THƯ ) BÀI 9 : II. Các bước thực hiện : B2: Tiếp tục bấm chọn biểu tượng New để mở trang mới -Mở thanh công cụ Mail Merge để làm việc: Chọn menu View / Toolbars / Mail Merge Xuất hiện thanh công cụ