tailieunhanh - Bài thuyết trình nhóm: Quản trị văn phòng, thư ký văn phòng

Bài thuyết trình nhóm đề tài Quản trị văn phòng, thư ký văn phòng được tiến hành với các nội dung: Định nghĩa, chức năng nhiệm vụ, đặc điểm, tiêu chuẩn. Để nắm vững hơn về nội dung kiến thức bài thuyết trình tài liệu. | QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG GVHD: Võ Thị Trương Tâm Nhóm: Em thân yêu TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH KẾ TOÁN THƯ KÝ VĂN PHÒNG 1 THƯ KÝ VĂN PHÒNG Định nghĩa Chức năng, nhiệm vụ Đặc điểm Tiêu chuẩn Thư ký văn phòng THƯ KÝ Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc. Theo IPS (International Professional Scretaries): Thư ký là người trợ lý của cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần sự kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và có thể đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình. THƯ KÝ VĂN PHÒNG “TKVP là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp” Quản lý công việc Tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, đàm thoại điện thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng đi công tác,. Tổ chức thông tin Xử lý văn bản đi - đến (đăng ký các văn bản, giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành các chỉ thị, quyết định của thủ trưởng.) Chức năng Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của đơn vị. Đóng vai trò trung tâm tin tức. Tổ chức những công việc hàng ngày. Đảm bảo thông tin cho đơn vị và các cơ quan liên hệ. Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao, phụ trách. 3 2 1 Nhiệm vụ 4 5 6 Hiểu sâu sắt về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao. Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu. Có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác. Có khả năng thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng. Sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại. Chuyên môn 2 Kỹ năng giao tiếp, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm 3 Kỹ năng vi tính, tin học không thể thiếu của TKVP 4 Trí nhớ tốt 5 Có tính độc lập, kiên định và chính kiến 6 Am hiểu nhiều mảng kiến thức 7 Nhạy bén trong công việc Kỹ năng 1 Kỹ năng quản lý, tổ chức tốt công việc TIÊU CHUẨN Cởi mở và biết tự kiềm chế 4 Năng động và linh hoạt 5 Tương trợ và đoàn kết 6 Ngoại hình “vừa mắt” 7 Kín đáo (Secretary) 8 Cẩn thận và chu đáo 3 Có chính kiến 9 Có tính độc lập 10 Có ý thức kỷ luật,tự giác 2 Yêu nghề và có ý thức vươn lên 1 TIÊU CHUẨN