tailieunhanh - Những điều cần biết khi viết một lá thư điện tử

1. Subject, Cc: và Bcc: Subject (tiêu đề) cho người nhận biết bức thư của bạn nói về cái gì trước khi họ đọc thư. Nó giúp cho người nhận có thể sắp xếp được Email (theo từng loại). Bao giờ Subject cũng phải mang ý chính của bức thư. Tránh viết những Subject không có nghĩa, hoặc mơ hồ vì như vậy không có thông tin nào. Ngoài ra, nếu bạn gửi đi một bức thư với Subject nào đó khi người nhận đọc và nhấn vào nút Reply, thì nó sẽ được tự động thêm vào bức thư trả lời. | Những điều cần biết khi viết một lá thư điện tử 1. Subject Cc và Bcc Subject tiêu đề cho người nhận biết bức thư của bạn nói về cái gì trước khi họ đọc thư. Nó giúp cho người nhận có thể sắp xếp được Email theo từng loại . Bao giờ Subject cũng phải mang ý chính của bức thư. Tránh viết những Subject không có nghĩa hoặc mơ hồ vì như vậy không có thông tin nào. Ngoài ra nếu bạn gửi đi một bức thư với Subject nào đó khi người nhận đọc và nhấn vào nút Reply thì nó sẽ được tự động thêm vào bức thư trả lời với từ Re nghĩa là Về . Và bạn được nhận lại chính tiêu đề của mình. Nếu bạn là người gửi nhiều thư thì bạn có thể nhớ được nội dung bức thư mà mình đã gửi không Hai cái hộp nữa là Cc Carbon Copy và Bcc Blind carbond copy . Bất cứ một địa chỉ Email nào bạn gõ vào Cc đều nhận được một bản sao của bức thư và người nhận trong hộp To sẽ thấy địa chỉ Cc mà bạn đã cho bản sao. Còn với Bcc thì không như vậy người nhận trong To sẽ không biết là bức thư này còn được sao gửi cho Bcc. 2. Chỉ sử dụng file đính kèm khi cần thiết. Email có thể có hai dạng khác nhau - Inline plain text - Attachment Inline text là những văn bản bình thường mà bạn viết trong thư. Một attachment là một file trong máy tính của bạn ví dụ như một file tài liệu .Doc hay bức ảnh .Gif mà bạn đính kèm hay thêm vào bức Email. Khi một người nào đó nhận được một bức Email với văn bản bình thường Inline text họ có thể đọc nó trực tiếp. Khi họ nhận được một file đính kèm attachment họ buộc phải mở file đính kèm bằng chương trình thích hợp ví dụ như Word hay Paintshop . Có rất nhiều vấn đề với file đính kèm a. Người nhận không có chương trình thích hợp đê mở file đính kèm. b. File đính kèm có thê mang theo Virus c. Một số file đính kèm có kích thước lớn có thê phải mất rất nhiều thời gian Download. Nhiều người không hề thích nhận file đính kèm. Thường thường tốt hơn là nên gửi inline text. Chỉ gửi file đính kèm khi không thê gửi thông tin bằng inline text được và bạn phải chắc chắn người nhận đồng ý. 3. Dùng văn bản