tailieunhanh - TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ TRONG VĂN PHÒNG

Chúng ta đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình? Khi sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay, chúng ta có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn, chúng ta có thể cung cấp trong vòng 5 phút? hoặc giả sử như một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được, cả phòng chúng ta nháo nhào tìm hồ sơ của nhân viên ấy theo yêu cầu của khách hàng? Trường hợp xấu như, một nhân viên nghỉ việc,. | TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ HÒ SƠ TRONG VĂN PHÒNG Chúng ta đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình Khi sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay chúng ta có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn chúng ta có thể cung cấp trong vòng 5 phút hoặc giả sử như một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe anh ta không đi làm được cả phòng chúng ta nháo nhào tìm hồ sơ của nhân viên ấy theo yêu cầu của khách hàng Trường hợp xấu như một nhân viên nghỉ việc anh ta chẳng làm đơn gì cả bây giờ chúng ta không biết hồ sơ của anh ta thế nào. Nếu bị rơi vào các trường hợp như trên có lẽ chúng ta đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả. Quản lý hồ sơ giấy Nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên. Danh mục hồ sơ của mỗi nhân viên và danh mục hồ sơ của chúng ta chính là hồ sơ toàn bộ phận của chúng ta đấy. Khi nhân viên lập xong danh mục hồ sơ của họ hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ và ký tên duyệt danh mục này. Hãy tổ chức cứ mỗi tháng 1-2 lần chúng ta yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ vào danh mục. Quản lý hồ sơ máy CD. Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau. Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý. Có một thư mục thùng rác riêng không phải là mục Recycle của máy tính để lưu các thông tin cần xoá chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng. Hãy ra một quy định hướng dẫn cho tất cả nhân viên làm giống nhau Input Output Quy định backup dữ liệu Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ Quy định quét virus định kỳ Quy định thời gian kiêm tra và quét dữ liệu sao lưu lại dữ liệu định kỳ. Một số lỗi thường gặp trong quản lý hồ sơ trên máy tính Không đặt chế độ autosave trong 1 phút . Lưu hồ sơ trong ổ C nên lưu ở ổ D vì ổ C có thê bị mất do vô tình fomat cài lại máy . Lưu hồ sơ lung tung không biết tìm hồ sơ ở đâu. Phần mềm phục hồi hồ sơ Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng. Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên .