tailieunhanh - KỸ NĂNG SẮP XẾP HỒ SƠ THEO SỐ VÀ THEO THỜI GIAN

Sắp xếp hồ sơ theo số Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số. Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc. Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động. | KỸ NĂNG SẮP XẾP HỒ SƠ THEO SỐ VÀ THEO THỜI GIAN Sắp xếp hồ sơ theo số Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số. Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc. Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa. Những thuận lợi nó có thề dễ dàng mở rộng nó mang lại một sự bảo mật nào đó nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham chiếu. Các bất lợi là chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó và nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay điều này rất dễ xảy ra. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh. Các hồ sơ có thể được chia theo ngày tuần tháng quý hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ. Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với nột trong những phương pháp phân loại khác. Do đó là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ. Thuận lợi hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính xác ví dụ như là biết tên file. Nhược điểm phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu. Khi xem xét việc thiết lập một hệ thống lưu trữ hồ sơ có một số điểm cần phải được lưu ý từ khi khởi đầu cho đến lúc thiết kế. Chúng bao gồm chi phí phân bổ kể cả chi phí vốn và thu nhập có bất kỳ