tailieunhanh - Xác định giá trị tài liệu điện tử

Nguyên tắc thứ 3 trong khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử là: “Lưu trữ quản lý quá trình xác định giá trị và thực hiện sự kiểm soát về tri thức đối với tài liệu lưu trữ điện tử”. Xác định giá trị nghĩa là xem xét các giá trị của tài liệu và quyết định thời hạn bảo quản của chúng; tức là, xác định những tài liệu nào cần được bảo quản sau khi chúng đã thoả mãn những nhu cầu sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hay cá nhân. | Xác định giá trị tài liệu điện tử Nguyên tắc thứ 3 trong khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử là Lưu trữ quản lý quá trình xác định giá trị và thực hiện sự kiểm soát về tri thức đối với tài liệu lưu trữ điện tử . Xác định giá trị nghĩa là xem xét các giá trị của tài liệu và quyết định thời hạn bảo quản của chúng tức là xác định những tài liệu nào cần được bảo quản sau khi chúng đã thoả mãn những nhu cầu sử dụng trong hoạt động của cơ quan tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu. Hiểu biết và ý kiến tư vấn của các cơ quan sản sinh tài liệu của các cơ quan tổ chức cấp trên và của các bên liên quan khác hiểu rõ các hoạt động của cơ quan sản sinh ra tài liệu là rất có giá trị trong quá trình xác định giá trị. Tuy nhiên chỉ riêng lưu trữ là có kiến thức toàn diện về quản lý tài liệu trong toàn bộ CQ TC và sự am hiểu về lý luận và các phương pháp xác định giá trị để có thể đưa ra quyết định chuẩn xác nhất trong việc lựa chọn tài liệu lưu trữ. Như đã được đề cập tại chương 2 trong môi trường điện tử xác định giá trị tài liệu phải được tiến hành ngay từ những giai đoạn đầu của vòng đời tài liệu thường là trước khi bất kỳ một tài liệu nào được tạo lập. Tiếp theo lưu trữ cần phải áp dụng một phương pháp xác định giá trị dựa trên những kiến thức toàn diện về nguồn sản sinh tài liệu các chức năng và quy trình công việc của cơ quan đó về việc các chức năng đó được giao và thể hiện trong các quy chế chức năng nhiệm vụ của các cơ quan như thế nào và các chức năng đó được thực hiện ra sao thông qua các quá trình công việc và hoạt động của cơ quan. Do trọng tâm của phương pháp này dựa vào các chức năng và hoạt động mà trong đó tài liệu được sản sinh và sử dụng nên phương pháp này còn được gọi là xác định giá trị theo chức năng đánh giá chức năng . Giai đoạn chuẩn bị là thời điểm thích hợp nhất cho việc đánh giá bởi lẽ nó tạo cơ hội tốt nhất cho việc đảm bảo rằng các quyết định đánh giá được thực thi một cách hữu hiệu. ở giai đoạn này một tổ chức sẽ đưa ra những thông tin nào