tailieunhanh - Thiết kế, tổ chức công việc văn phòng

Theo nghĩa rộng, tổ chức công việc là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ doanh nghiệp. Theo nghĩa hẹp, tổ chức công việc là việc sắp xếp các công việc được giao. Tổ chức công việc bộ phận Xác định chức năng nhiệm vụ Xác định chức năng Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và nhiệm vụ. Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ. | Thiết kế tổ chức công việc văn phòng Theo nghĩa rộng tổ chức công việc là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ doanh nghiệp. Theo nghĩa hẹp tổ chức công việc là việc sắp xếp các công việc được giao. Tổ chức công việc bộ phận Xác định chức năng nhiệm vụ Xác định chức năng Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và nhiệm vụ. Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận. Chức năng có thể được hiểu là những sản phẩm dịch vụ mà bộ phận của chúng ta cung cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ bộ phận của chúng ta sẽ phải cung cấp các sản phẩm hay dịch vụ nào đó cho bộ phận tiếp theo. Sản phẩm đó là gì Đó chính là chức năng của Chúng ta. Xác định quy trình Từ những chức năng của từng bộ phận chúng ta đặt câu hỏi làm thế nào để thực hiện được nó . Ví dụ chúng ta có chức năng phải tuyển nhân sự cho công ty vậy làm thế nào để tuyển dụng chúng ta có câu trả lời là quy trình tuyển dụng là gì . Ở mỗi bước trong quy trình đó chúng ta hãy các đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H - What làm cái gì - Why tài sao phải làm việc đó - Who Ai làm việc đó . - Where Làm việc đó ở đâu . - When Làm việc đó khi nào - How Làm bằng cách nào Ghi chú thật ra chúng ta không cần phải trả lời what làm cái gì và why tại sao vì thật ra câu hỏi này đã được chúng ta trả lời trước rồi. Chúng ta cần chú ý kỹ hơn với HOW có thể mở rộng ý nghĩa của nó là Bằng cách nào Với câu hỏi này chúng ta xây dựng các hướng dẫn công việc hay hướng dẫn vận hành cho máy móc. Đo lường như thế nào chúng ta hãy xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việc trong quy trình. Định biên công việc Để định biên công việc chúng ta hãy lập một danh sách các công việc mà bộ phận chúng ta phải thực hiện. Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý như hoạch định - tổ chức - lãnh đạo - kiểm tra. Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong một năm. Tổng cộng thời gian .