tailieunhanh - Bài giảng: Nghiệp vụ lưu trữ (TS. Nguyễn Lệ Nhung) - Chương 5

Chương 5. Chỉnh lý tài liệu - Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại TL trong phông theo 1 ph/án phân loại khoa học, trong đó tiến hành: chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; XĐGTTL; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; Xây dựng công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối TL đưa ra chỉnh lý. | Chương V CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TS. Nguyễn Lệ Nhung TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 CHỈNH LÝ TÀI LIỆU II. Chuẩn bị chỉnh lý IV. Kết thúc chỉnh lý III. Thực hiện chỉnh lý I. Kh/niệm, m/đích, y/cầu và ng/tắc ch/lý TL TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc công tác chỉnh lý TL 1 Khái niệm 2 Mục đích 3 Yêu cầu 4 Nguyên tắc TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 1. Khái niệm Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại TL trong phông theo 1 ph/án phân loại khoa học, trong đó tiến hành: - chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; - XĐGTTL; - hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu - Xây dựng công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối TL đưa ra chỉnh lý. TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 2. Mục đích Tổ chức sắp xếp lại TL 1 cách khoa học. Tạo điều kiện thuận lợi cho c/tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng TL. Loại ra những TL hết giá trị để tiêu huỷ => góp phần tiết kiệm được kho tàng và các trang thiết bị bảo quản TL. TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 3. Yêu cầu (Đ10-NĐ 111/2004/NĐ- TL được phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh (đảm bảo được mối liên hệ tự nhiên của TL). Đối với LTHH: xác định THBQ cho HS, TL Đối với LTLS: xác định TL cần bảo quản VV và TL hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ. Hệ thống hoá HS, TL Lập MLHS tài liệu Lập danh mục TL hết giá trị, loại ra để tiêu huỷ. TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 4. Nguyên tắc Không phân tán phông, phải ch/lý TL theo phông. Tài liệu khi p/loại, lập HS phải đảm bảo sự hình thành tự nhiên của TL. Tài liệu sau khi ch/lý phải phản ánh được các h/động của CQ, TC; phải phản ánh được mối liên hệ logíc và lịch sử của TL. TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính theo CV số 283 ngày 19/5/2004 CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Chuẩn bị chỉnh lý Thực hiện chỉnh lý Kết thúc chỉnh lý nhận tài liệu sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý sát tài liệu thập và bổ sung tài liệu soạn các VB hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý loại tài liệu | Chương V CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TS. Nguyễn Lệ Nhung TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 CHỈNH LÝ TÀI LIỆU II. Chuẩn bị chỉnh lý IV. Kết thúc chỉnh lý III. Thực hiện chỉnh lý I. Kh/niệm, m/đích, y/cầu và ng/tắc ch/lý TL TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc công tác chỉnh lý TL 1 Khái niệm 2 Mục đích 3 Yêu cầu 4 Nguyên tắc TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 1. Khái niệm Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại TL trong phông theo 1 ph/án phân loại khoa học, trong đó tiến hành: - chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; - XĐGTTL; - hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu - Xây dựng công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối TL đưa ra chỉnh lý. TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 2. Mục đích Tổ chức sắp xếp lại TL 1 cách khoa học. Tạo điều kiện thuận lợi cho c/tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng TL. Loại ra những TL hết giá trị để tiêu huỷ => góp phần tiết kiệm được kho tàng và các trang thiết bị bảo quản TL. TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 3. Yêu cầu (Đ10-NĐ .