tailieunhanh - Ebook Nghiệp vụ thư ký văn phòng (In lần thứ 4): Phần 2

Phần 2 cuốn sách "Nghiệp vụ thư ký văn phòng" cung cấp cho người đọc các kiến thức: Nghiệp vụ giao tiếp hành chính, nghiệp vụ biên tập văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu, quan hệ của người thư ký văn phòng với lãnh đạo và đồng nghiệp. | CHƯƠNG V NGHIỆP VỤ GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH • ■ Như đả trình bày ở phần trên, văn phòng luôn là đầu mối, là trung tâm giao tiếp của cơ quan và những người trực tiếp thực hiện chức năng giao tiếp đó chính là các thư ký văn phòng. Để tiên hành các hoạt động giao tiếp đạt kết quả tốt. các thư ký văn phòng cần phải nắm vững các hình thức giao tiếp, các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp cũng như những nghiệp vụ cụ thể mà người thư ký cần áp dụng và thực hiện khi tham gia vào các hoạt động hành chính ở cơ quan. I. CÁC HÌNH THỨC GIAO TIẾP Chúng ta đều biết rằng, giao tiếp là một nhu cầu. một hoạt động không thể thiếu được của con người. Để thoả mãn nhu cầu thông tin. trao đổi. giao dịch và chia sẻ. con người đã sáng tạo ra nhiều hình thức giao tiếp khác nhau. Trong cuốn sách “Kỹ năng giao tiếp trong hành chính” Giáo sư Mai Hữu Khuê và tập thể tác giả đã đưa ra cách phân loại các hình thức giao tiếp như sau: Nếu xét ổ góc độ tính chất tiếp xúc thì hoạt động giao tiếp có thể chia thành hai loại: + Giao tiếp trực tiếp: Là giao tiếp không qua các khâu trung gian, giao tiếp “mặt đối mặt”. 92 + Giao tiếp gián tiếp: Thông qua các phương tiện trung gian như thư từ. sách bao. văn bản. - Nêu theo tính chất của giao tiêp thì có thể chia hoạt động giao tièp thành hai loại: + Giao tiếp chính thức: Là những hoạt động giao tiêp được tổ chức và tiên hành theo quy định của pháp luật, theo một quy trình đã được thể chè hoá như: mít tinh, hội họp. tiêp dán. học tập. hội thảo. + Giao tiếp không chính thức: Là những giao tiếp có tính chất cá nhân, tuy không bị ràng buộc bời những quy định có tính chất pháp lý. nhưng lại tuân theo những quy tắc và tập quán xã giao (giao tiẻp bạn bè hoặc các cuộc trao đổi có tính chất riêng tư ỏ cơ quan ). - Nếu dựa vào tám thè thì hoạt động giao tiêp có thể chia làm 3 loại: + Giao tiếp ở thè vững mạnh. + Giao tiếp ở thè yêu. + Giao tiêp ỏ thè cân băng. Trong hoạt động văn phòng, các thư ký chủ yếu là tham gia vào các giao tiêp chính thức, dồng thời vẫn có cả