tailieunhanh - Quy trình kiểm soát hồ sơ

Quy trình này quy định cụ thể công tác kiểm soát hồ sơ của Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch để đảm bảo các hồ sơ dễ nhận biết, rõ ràng và dễ sử dụng nhằm bảo vệ an toàn và có hiệu quả các tài liệu lưu giữ của Sở. chi tiết nội dung tài liệu. | -----------Lần ban hành: 02------- Ngày hiệu lực: 01/02/2016 -------------- Trang 1/8 UBND TỈNH QUẢNG NAM SỞ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ (Ban hành kèm theo Quyết định số 42/QĐ-SVHTTDL ngày 01 tháng 02 năm 2016 của Giám đốc Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch tỉnh Quảng Nam) I. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG : Quy trình này quy định cụ thể công tác kiểm soát hồ sơ của Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch để đảm bảo các hồ sơ dễ nhận biết, rõ ràng và dễ sử dụng nhằm bảo vệ an toàn và có hiệu quả các tài liệu lưu giữ của Sở. * Các nội dung kiểm soát bao gồm : 1. Lập hồ sơ. 2. Nhận biết. 3. Bảo quản; bảo vệ. 4. Sử dụng; 5. Lưu giữ và huỷ bỏ; lý hồ sơ dạng mềm. II. ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN: 1. Định nghĩa, từ viết tắt: - Hồ sơ: Là tài liệu công bố các kết quả đạt được hoặc cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện. Ví dụ: Hồ sơ cấp thẻ hướng dẫn viên, Hồ sơ cấp giấy phép quảng cáo, Hồ sơ cấp phép biểu diễn nghệ thuật, Hồ sơ giải quyết đơn thư khiếu nại, Hồ sơ đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng, Hồ sơ thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa, . - Danh mục hồ sơ: Là tập hợp các loại hồ sơ dự kiến lập tại các phòng, ban trong Sở - Bộ hồ sơ: Là tập hợp kết quả hoặc các bằng chứng thực hiện một công việc trong một thời gian nào đó. - Tập hồ sơ: Là tập hợp nhiều bộ hồ sơ có cùng chủ đề trong một khoảng thời gian nhất định. - Lãnh đạo Sở: Là Giám đốc Sở hoặc Phó Giám đốc Sở được ủy quyền - Thuật ngữ và từ viết tắt khác trong tài liệu này sử dụng như trong Sổ tay chất lượng của Sở và tiêu chuẩn ISO 9000 – Cơ sở và từ vựng. 2. Tài liệu viện dẫn: - Qui trình kiểm soát tài liệu - Luật số 01/2011/QH13 của Quốc Hội: Luật Lưu trữ - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. -----------Lần ban hành: 02------- Ngày hiệu lực: 01/02/2016 .