tailieunhanh - HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ (Ban hành kèm theo Công văn số: 111 ngày 04 tháng 4 năm 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước) A- NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 1. Tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, phải được bảo quản an toàn tuyệt đối theo đúng những yêu cầu, quy định của Nhà nước. 2. Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm. | HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ban hành kèm theo Công văn số 111 ngày 04 tháng 4 năm 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước A- NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 1. Tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc phải được bảo quản an toàn tuyệt đối theo đúng những yêu cầu quy định của Nhà nước. 2. Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ dưới đây gọi tắt là tài liệu . 3. Bảo quản tài liệu bao gồm các lĩnh vực a. Kho bảo quản b. Trang thiết bị bảo quản c. Tổ chức tài liệu trong kho d. Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản. e. Tu bổ phục chế tài liệu. 4. Phạm vi áp dụng Bản hướng dẫn này chủ yếu áp dụng cho các tài liệu có vật mang tin bằng giấy còn các tài liệu có vật mang tin khác có bản hướng dẫn riêng . B- NHỮNG HƯỚNG DẪN CỤ THỂ I- KHO BẢO QUẢN 1. Địa điểm xây kho Địa điểm xây kho phải bảo đảm các yêu cầu sau a. Ở nơi khô ráo. b. Có môi trường không khí trong sạch. c. Địa chất công trình ổn định có độ chịu tải cao. d. Thuận lợi cho giao thông bảo vệ phòng cháy-chữa cháy và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. 2. Quy mô kho - Để xác định tổng diện tích kho cần xây cần xem xét số lượng tài liệu hiện có và kế hoạch thu tài liệu từ các nguồn nộp lưu vào kho trong khoảng 15-20 năm sau. - Đơn vị tính là mét giá hoặc kilômét giá. Kho lưu trữ cần có các loại phòng kho khác nhau để đáp ứng yêu cầu và chế dộ bảo quản khác nhau của từng loại hìh tài liệu. 3. Mặt bằng và hướng nhà kho - Ngoài các phòng kho để bảo quản tài liệu kho lưu trữ cần có một số phòng làm việc để thực hiện các quy trình nghiệp vụ và một số phòng để làm công tác quản lý hành chính phục vụ. - Nếu chỉ có một đơn nguyên thì các phòng làm việc nên để ở tầng dưới các phòng kho bảo quản tài liệu nên để ở tầng trên. Nếu là hai đơn nguyên thì các phòng làm việc nghiệp vụ và các kho bảo quản là một đơn nguyên còn các phòng để phục vụ khách đến sử .